La présence permet à vos employés d'enregistrer leur arrivée, leurs pauses et leur départ depuis l'application Revo XEF. Vous pouvez ensuite consulter tous les enregistrements depuis le back-office.
À partir de la version 5.2.7 de l'application, chaque employé peut aussi consulter son historique de présences, l'envoyer par e-mail ou l'imprimer.
Pour enregistrer votre présence, vous avez besoin d'un utilisateur créé dans le back-office avec son code PIN.
Activez le contrôle de présence et choisissez de la démarrer automatiquement ou d'afficher un message à vos employés.
1Configuration dans le back-office
Activer le contrôle de présence
- Accédez au back-office de Revo XEF.
- Allez dans Configuration → Entreprise.
- Activez le contrôle de présence et cliquez sur Enregistrer.
Une fois activé, les options Présence et Présences ouvertes apparaîtront dans le menu REVO de l'application.
Présences automatiquesLa présence démarre lorsque vous saisissez votre PIN.
- Allez dans Configuration → Configuration des commandes.
- Activez Présences automatiques et cliquez sur Enregistrer.
La présence démarrera automatiquement la première fois que vous saisirez votre PIN dans l'application Revo XEF.
Textes de présenceAffiche un message au début de la présence.
Par exemple, vous pouvez rappeler aux serveurs de consulter le planning de nettoyage en début de service.
- Allez dans Configuration → Textes de présence.
- Cliquez sur + Nouveau, remplissez les champs et cliquez sur Enregistrer.
| Nom | Nom permettant d'identifier le texte. |
| Privilèges de l'application | Utilisateurs auxquels il sera affiché. Consultez comment configurer les privilèges de l'application. |
| Texte | Message que l'employé verra sur l'écran Présence en saisissant son PIN. |
Enregistrez l'arrivée, les pauses et le départ, et vérifiez qui travaille.
2Enregistrer la présence dans l'application
Tous les enregistrements se font depuis le même écran :
- Ouvrez l'application Revo XEF et allez dans le menu REVO.
- Sélectionnez Présence.
- Saisissez votre code PIN.
Vous ne pourrez toucher que les options correspondant à votre situation. Par exemple, l'option pour terminer une pause n'est disponible que si vous en avez commencé une.
Choisissez ce que vous voulez faire :
En début de service, touchez [Démarrer la présence]. Un message de bienvenue avec votre nom s'affichera.
Si les Présences automatiques sont activées, l'arrivée est enregistrée automatiquement la première fois que vous saisissez votre PIN dans l'application.
- Pour commencer la pause, touchez [Commencer la pause].
- À votre retour, revenez dans Présence, saisissez votre PIN et touchez [Terminer la pause].
En fin de service, touchez [Terminer la présence]. Un message d'au revoir avec votre nom s'affichera.
Si vous ne savez plus si vous avez démarré votre présence, allez dans le menu REVO et sélectionnez Présences ouvertes. Vous verrez tous les utilisateurs dont la présence est démarrée ou qui sont en pause.
Consultez vos enregistrements sur une période, envoyez-les par e-mail ou imprimez-les.
3Historique des présences dans l'application
NouveauDisponible à partir de la version 5.2.7 de l'application Revo XEF.
- Allez dans le menu REVO → Présence et saisissez votre PIN.
- Touchez [Historique].
L'historique affiche :
| Employé | Photo, nom et e-mail de l'employé. |
| Période | Période consultée. Par défaut, du 1er du mois en cours jusqu'à aujourd'hui. |
| Présences | Chaque présence va d'un début de service à une fin de service et affiche : · Date et heure de début du service. · Date et heure de fin du service. · Temps de présence : temps total entre le début et la fin. · Pauses : nombre de pauses et leur durée totale. |
Les durées s'affichent en heures et minutes (hh:mm).
Changer la périodeConsultez une période précise.
Par défaut, l'historique affiche la période du 1er du mois en cours jusqu'à aujourd'hui. Pour consulter une autre période, touchez les dates de début et de fin et choisissez celles dont vous avez besoin.
Envoyer par e-mailRecevez le rapport de la période sélectionnée.
- Touchez l'icône de l'enveloppe, en haut de l'historique.
- Vérifiez l'e-mail de destination. Par défaut, l'e-mail configuré pour l'employé s'affiche, mais vous pouvez en saisir un autre.
- Cliquez sur Envoyer.
Vous recevrez un e-mail avec vos présences de la période sélectionnée : arrivée, départ et durée de chaque jour.
Si l'e-mail n'est pas valide, un avertissement s'affichera et vous ne pourrez pas l'envoyer avant de l'avoir corrigé.
ImprimerImprimez le rapport de la période sélectionnée.
Touchez l'icône de l'imprimante, en haut de l'historique, pour imprimer vos présences de la période sélectionnée.
Filtrez les enregistrements par dates et utilisateurs et corrigez les erreurs.
4Rapport des présences dans le back-office
Accédez depuis Rapports → Présences.
FiltresDates, utilisateur et mode de totalisation.
| Dates | Choisissez la période avec le calendrier. |
| Utilisateur | Affiche uniquement les présences de l'utilisateur sélectionné. |
| Totaliser | Utilisateur, Utilisateur & Jour, Utilisateur & Mois, Jour ou Mois. |
EnregistrementsCe que montre chaque colonne.
| Utilisateur / NIF | Nom et NIF de l'utilisateur. |
| Ouvert / Fermé | Heure de début et de fin de la présence. |
| Total | Temps total, pauses comprises. |
| Temps de présence | Temps de travail réel. |
| Pauses | Nombre de pauses et durée totale des pauses. |
Corriger une présenceModifiez l'heure de début ou de fin.
Cliquez sur l'icône crayon de l'enregistrement pour modifier l'heure de début (Ouvert) et de fin (Fermé). Utilisez-la pour corriger les oublis ou les erreurs d'enregistrement.
Les heures de début et de fin des pauses ne peuvent pas être modifiées.
Réponses courtes sur l'enregistrement et la correction des présences.
5Questions fréquentes
Que faire si j'ai oublié d'enregistrer mon arrivée ou mon départ ?
Un responsable ayant accès au back-office peut corriger l'heure de début ou de fin depuis Rapports → Présences, avec l'icône crayon.
Puis-je corriger l'heure d'une pause ?
Non. Dans le rapport des présences, seules les heures de début et de fin de la présence peuvent être modifiées, pas celles des pauses.
Comment savoir si j'ai déjà démarré ma présence ?
Consultez Présences ouvertes dans le menu REVO. Si vous apparaissez dans la liste, votre présence est démarrée ou vous êtes en pause.
Puis-je consulter mes présences sans accès au back-office ?
Oui. Depuis la version 5.2.7 de l'application, chaque employé peut consulter son Historique sur l'écran Présence, l'envoyer par e-mail ou l'imprimer.
Vérifiez la configuration lorsqu'une option n'apparaît pas dans l'application.
6Résolution des problèmes
APPL'option Présence n'apparaît pas dans le menu REVO
- Vérifiez que le contrôle de présence est activé dans Entreprise.
- Assurez-vous d'avoir enregistré les modifications et actualisez la configuration dans l'application.
APPLe bouton Historique n'apparaît pas sur l'écran Présence
L'historique est disponible à partir de la version 5.2.7 de l'application. Vérifiez la version installée et mettez l'application à jour si nécessaire.
APPLe texte de présence ne s'affiche pas
Vérifiez dans Textes de présence que le texte n'est pas vide et que les Privilèges de l'application incluent l'utilisateur qui démarre la présence.
