La gestión de compras es otra de las herramientas que ofrece Revo XEF. Con esta opción se busca completar el ciclo de la gestión de inventario de nuestra empresa. Es decir, desde que realizamos una orden de compra a nuestros proveedores, hasta que la recibimos, se añade al stock y a continuación se vende a nuestros clientes o bien se utiliza para cocinar los platos.
Todo lo relacionado con la creación de las órdenes de compras a nuestros proveedores se gestiona a través del back-office.
1. CREAR PROVEEDORES
El primer paso es crear los proveedores:
1. Desde el back-office, en la sección Órdenes de compra, accedemos a Proveedores.
2. Pulsamos sobre el botón Nuevo en la parte superior derecha.
4. Añadimos la información sobre el proveedor.
Nota: Los campos nombre, NIF y dirección son obligatorios.
5. Pulsamos sobre Guardar.
6. Una vez creado el proveedor, nos aparecen los siguientes iconos:
- Añadir los productos que nos sirve el proveedor.
- Editar la información.
- Eliminar el proveedor y sus productos asociados.
2. AÑADIR PRODUCTOS A PROVEEDORES
Una vez creados los proveedores, hay que añadir los productos que nos sirven cada uno de ellos. Tenemos dos opciones:
- A través de los proveedores recién creados:
1. Pulsamos sobre el icono
2. Desde la lista, añadimos los productos. Aquí aparecen todos los productos de nuestra carta.
-
Seleccionamos producto.
- Referencia: Referencia del producto. Normalmente, se utiliza la misma referencia que utiliza el mismo proveedor.
- Último precio de coste: Precio de coste de este producto.
- Unidad: Unidad que utilizamos para controlar el stock.
- Packs: Número de unidades de compra. Por ejemplo, si el producto lo adquirimos en cajas de 20 unidades, indicaremos 20. Si, por lo contrario, es unitario, indicaremos 1.
- Impuesto: Impuesto de compra aplicado al producto.
Notas: No todos los campos son obligatorios.
-
Seguidamente pulsamos sobre Añadir.
- A través de la ficha del producto:
Esta opción es muy útil cuando se crea el producto por primera vez. De esta forma también se asigna el proveedor en ese momento.
1. Seleccionamos el producto.
2. Pulsamos sobre la pestaña de Proveedores.
3. Añadimos la información correspondiente.
4. Pulsamos Guardar para confirmar.
3. NUEVA ORDEN DE COMPRA
El siguiente paso es crear una nueva orden de compra. Para ello, pulsamos sobre Nueva orden en el back-office.
1. Seleccionar Proveedor.
2. Seleccionar Almacén.
3. Con el botón Auto, podemos autocompletar una orden de forma ágil y rápida, siempre y cuando los productos tengan configurado correctamente el campo por defecto completado. Por ejemplo, producto Coca-cola, donde el stock real es 40 y por defecto queremos tener 100. Si pulsamos el botón Auto, nos añadirá el producto a la orden de compra con 60 unidades, que es el resultado de comparar el stock real y el stock que queremos tener por defecto. Ver más información en el artículo de control de inventario.
4. Añadir el producto en la orden.
Nota: En caso de tener un pack configurado, se multiplicará por las unidades añadidas. En el ejemplo anterior de cajas de 20, si indicamos 5 en el momento de crear la orden, se añadirán 100 unidades.
5. Lista de productos en la orden de compra.
6. Opciones:
-
Guardar borrador: Se guarda la orden de compra como borrador para poder editar y guardar más adelante.
-
Guardar: Se crea la orden de compra.
4. UNIDADES
Se pueden crear unidades distintas de las que vienen por defecto. Estas se utilizan para gestionar el control de inventario de forma adecuada y más ajustada. Por ejemplo, si queremos controlar las botellas de vino y queremos utilizar como unidad principal litros, en vez de utilizar unidades, podemos crear una unidad que se llame Botella de vino 75 cl.
1. Vamos a la sección de Órdenes de compra.
2. Pulsamos sobre Unidades.
3. Pulsamos sobre el botón +Nuevo.
4. Introducimos un nombre.
5. Seleccionamos la unidad principal. En este caso L.
6. Indicamos la conversión.
7. Pulsamos Guardar para confirmar.
5. PRODUCTOS
Nos aparece una lista de todos los productos y los proveedores que nos los sirven.
6. ÓRDENES
Nos aparece en forma de lista todas las órdenes de compra creadas en las fechas seleccionadas.
Pulsando sobre el número de la orden, podemos entrar en ella y visualizarla.
1. Podemos descargar en PDF la orden de compra y enviarla a nuestro proveedor para realizar el pedido.
Recibir órdenes
Como comentábamos en el inicio de este artículo, una vez hemos creado proveedores, se han asociado los productos y se han generado órdenes de compra, hay varias acciones que se pueden realizar sobre estas, entre ellas recibir una orden de compra, una vez se recepcionarán los productos. Es decir, que nuestro proveedor nos entrega los productos solicitados y los entramos en nuestro stock.
2. Si pulsamos sobre el botón Recibir recibiremos el total de la orden de compra y todos los productos se sumarán a su inventario. Antes, deberemos seleccionar en que almacén se añadirá el stock.
Importante: Esta acción también la podemos realizar con la app Revo STOCK si la persona que debe recepcionar las compras no tiene acceso al back-office.
3. En algunas ocasiones, por diferentes motivos, puede pasar que el proveedor no nos entregue la totalidad de los productos solicitados. En este caso, en vez de utilizar el botón anterior para recibir la totalidad de la orden, iremos línea por línea y recibiremos las unidades correctas.
- Por ejemplo, viendo la imagen anterior, si en el primer producto, Fanta Naranja nos entregan tan solo 22 unidades, pulsaremos sobre las unidades y modificaremos las 40 por 22 que son las que nos entregan realmente. Al pulsar sobre recibir, se sumarán 22 unidades al stock, y el resto, 18, quedarán pendientes. En este caso, el estado de la orden de compra, quedará parcialmente recibida y no en su totalidad.
