Revo Support

- ESTADO: ACTIVO

- VERSIÓN COMPATIBLE: 4.8

1. ¿QUÉ ES THE FORK MANAGER?
2. ¿CÓMO FUNCIONA LA INTEGRACIÓN?
3. QUÉ SE PUEDE Y QUÉ NO SE PUEDE HACER
4. CONFIGURACIÓN PASO A PASO
5. FUNCIONAMIENTO DIARIO
6. INFORMACIÓN DE LA RESERVA EN REVO XEF
7. POSIBLES PROBLEMAS
8. CÓMO DESACTIVAR LA INTEGRACIÓN

1. ¿QUÉ ES THE FORK MANAGER?

The Fork Manager (TFM) es un software de gestión de reservas para restaurantes que centraliza en una sola plataforma las reservas de TheFork, TripAdvisor, Google, la Guía MICHELIN y las realizadas directamente desde la web o redes sociales del restaurante.

Consulta más información en theforkmanager.com.

2. ¿CÓMO FUNCIONA LA INTEGRACIÓN?

La integración conecta automáticamente las reservas de TFM con las comandas de Revo XEF. El flujo siempre sigue esta dirección:

The Fork Manager → Revo XEF → The Fork Manager

Cuando una reserva en TFM pasa al estado "Sentada" (Seated) o "Llegada" (Arrived), se crea automáticamente una comanda en Revo XEF en la mesa correspondiente.
Cuando se cobra o cancela esa comanda en Revo XEF, el detalle del consumo se envía automáticamente a TFM y la reserva se cierra.

IMPORTANTE: Las comandas abiertas directamente en Revo XEF nunca viajan a The Fork Manager. La reserva siempre debe originarse en TFM.

3. QUÉ SE PUEDE Y QUÉ NO SE PUEDE HACER

✅ Qué SÍ se puede hacer

Recibir reservas de TFM automáticamente en Revo XEF.
Trabajar la comanda con normalidad en Revo XEF: añadir productos, gestionar la mesa, etc.
Mover una comanda de mesa en Revo XEF y cerrarla correctamente (el cierre llegará igualmente a TFM).
Cobrar o cancelar la comanda en Revo XEF y que la reserva se cierre en TFM automáticamente.

❌ Qué NO se puede hacer

Abrir comandas manuales en Revo XEF y que lleguen a TFM. Las reservas siempre deben originarse en The Fork Manager.
Fusionar (merge) comandas en Revo XEF. Esta acción rompe el vínculo con TFM y la reserva no podrá cerrarse correctamente en The Fork. No realizar nunca esta acción sobre comandas provenientes de TFM.
Modificar datos desde Revo XEF (número de comensales, notas, etc.) y que los cambios se reflejen en TFM.
Cerrar la reserva desde TFM una vez la comanda ya existe en Revo XEF. Si esto ocurre, la comanda en Revo deberá cerrarse manualmente.

❗ Reservas con múltiples mesas

Si una reserva llega con más de una mesa asignada, Revo XEF abrirá una sola comanda en la primera mesa recibida. El resto de mesas quedarán libres y se gestionan desde TFM.

❗ Cancelaciones

Si se cancela una comanda en Revo XEF, la reserva se cierra en TFM sin ticket de consumo.

❗ Acciones desde el Histórico

Las devoluciones, la asignación de cliente con NIF o la reapertura de comandas desde el Histórico de Revo XEF no se comunican a The Fork Manager.

4. CONFIGURACIÓN PASO A PASO

La configuración se realiza una sola vez por restaurante y, en la mayoría de casos, la lleva a cabo el equipo de soporte o el distribuidor.

Antes de empezar: Ten a mano acceso al back-office de Revo XEF y acceso a la cuenta de The Fork Manager del restaurante.

Paso 1 – Crear la integración en Revo XEF y obtener el Token

1. Accede al back-office de Revo XEF.

2. Ve a INTEGRACIONES.

3. Pulsa en + Nuevo, busca The Fork Manager y pulsa en + Añadir.

4. Guarda la integración sin rellenar ningún campo adicional. Al guardar, el sistema generará automáticamente un Token único para este restaurante.

5. Vuelve a entrar en la integración (botón ✏️ editar). Ahora verás el Token generado. Selecciónalo entero y cópialo.

El Token es el código de identificación único que permite a The Fork Manager saber a qué cuenta de Revo XEF debe enviar las reservas. Sin él, la vinculación no es posible.

Paso 2 – Vincular con The Fork Manager

1. Accede a la configuración de integraciones en The Fork Manager: manager.thefork.com/integration (requiere login).

2. Busca el POS "Cegid Revo XEF".

3. Pega el Token copiado en el paso anterior en el campo correspondiente.

4. Pulsa Next y después Confirm.

Si la vinculación es correcta, el popup de configuración se cerrará automáticamente. En ese momento, The Fork Manager envía una confirmación a Revo XEF y se registra el Restaurant ID (Customer ID) del restaurante en la integración. En el Registro de actividad (ActionLog) del back-office de Revo XEF deberás ver dos líneas de confirmación.

El Restaurant ID es el identificador único que asigna The Fork Manager a este restaurante. Se guarda automáticamente y es el que usa Revo XEF para verificar que las reservas que recibe pertenecen a este restaurante. No es necesario copiarlo ni guardarlo manualmente.

Paso 3 – Sincronizar los nombres de las mesas

Los nombres de las mesas deben coincidir exactamente entre The Fork Manager y Revo XEF para que las reservas se asignen correctamente. Esta configuración se realiza manualmente.

Para facilitar este paso:

En el back-office de XEF, ve a INTEGRACIONES, pulsa en los de la integración de The Fork Manager y selecciona Exportar mesas. Obtendrás un listado con todos los nombres de las mesas de Revo XEF para configurarlas en TFM.

IMPORTANTE: Si el nombre de una mesa no coincide exactamente (incluyendo mayúsculas, minúsculas y espacios), la reserva no podrá crearse en Revo XEF y aparecerá un error en el Registro de actividad.

5. FUNCIONAMIENTO DIARIO

1. Se genera una reserva en The Fork Manager (al momento o para una fecha futura).

2. Cuando el cliente llega al restaurante, el estado de la reserva se cambia a "Llegada" (Arrived) o "Sentada" (Seated) en TFM.

3. La reserva crea automáticamente una comanda en Revo XEF en la mesa correspondiente, con total 0 € y en estado de "nota pendiente".

4. El personal trabaja con normalidad en Revo XEF: añade productos, gestiona la mesa, etc.

La comanda llega sin productos. El personal debe añadirlos manualmente, ya que The Fork Manager no envía el detalle de los platos.

5. Al cobrar o cancelar la comanda en Revo XEF, el cierre se envía automáticamente a The Fork Manager.

6. INFORMACIÓN DE LA RESERVA EN REVO XEF

Al recibir una reserva de TFM, Revo XEF registra automáticamente la siguiente información:

Notas de la comanda

Se genera un resumen con la información relevante de la reserva:

Menú o promoción reservada (tipo y nombre de la oferta).
Importe de Yums si la reserva incluye descuento por fidelidad de TFM.
Notas del cliente sobre la reserva.
Notas internas del restaurante.

Ejemplo: "PresetMenu: 99 EUR 'quatro mani cena' | Yums: 1000 | Rest: CEO de Acme, tratar con cuidado | Reserv: Necesito una silla de bebé"

Cliente

Se guardan el nombre, apellido y las alergias reconocidas por Revo XEF. Las alergias no reconocidas y las restricciones alimentarias (p. ej. "Gluten Free", "Dairy Free") se guardan en las notas del cliente.

Comensales

Se registra el número de comensales indicado en la reserva de TFM.

Prepago

Si la reserva incluye un prepago, se registra automáticamente como una factura con el método de pago "The Fork".

Vínculo con TFM

La comanda queda vinculada internamente al identificador de reserva de The Fork para que el cierre se envíe correctamente.

7. POSIBLES PROBLEMAS

Si detectas algún problema, revisa siempre el Registro de actividad (ActionLog) en el back-office de Revo XEF. Los mensajes relacionados con esta integración empiezan siempre por "TheFork Manager:" o "TheFork Manager Error:".

Si no encuentras información en el ActionLog, contacta con el soporte de Revo para una revisión más detallada.

Errores durante la vinculación (Paso 2)

Mensaje de error	Qué significa y qué hacer
Missing credentials	Faltan datos en la petición. Repite el proceso desde el Paso 2.
Invalid credentials	Las credenciales son incorrectas. Verifica que el Token es el correcto.
Invalid unique-instance-token	El Token pegado no es válido o no corresponde a esta integración. Copia el Token de nuevo desde Revo XEF.
Account is inactive	La cuenta de Revo XEF está desactivada. Actívala antes de continuar.
Integration not found	La integración de The Fork Manager no existe en el back-office. Créala de nuevo desde el Paso 1.

Errores al recibir una reserva

Mensaje de error	Qué significa y qué hacer
Missing / Invalid credentials	Problema de autenticación entre TFM y Revo. Contacta con soporte.
Invalid Customer ID	El Restaurant ID no corresponde al registrado. Repite la vinculación desde el Paso 2.
Account is inactive	La cuenta de Revo XEF no está activa. Actívala.
Integration not found	La integración no está activa en el back-office. Verifícalo.
Reservation status is not 'RECORDED'	TFM ha enviado la reserva con un estado distinto al esperado. No requiere acción, la reserva no debe crearse.
The orderId already exists	TFM ha intentado crear una reserva que ya existe en Revo. No requiere acción.
Tables not found in the payload	La reserva de TFM no incluye nombre de mesa. Contacta con TFM.
Table not found in POS	El nombre de la mesa no existe en el diseño de mesas de Revo XEF. Revisa que los nombres coinciden exactamente (Paso 3).
Table is already in use	La mesa ya tiene una comanda abierta. Ciérrala antes de que llegue la siguiente reserva.
Can't create the order	No se ha podido crear la comanda por un error inesperado. Contacta con soporte de Revo.

Errores al cerrar la comanda

Mensaje de error	Qué significa y qué hacer
Failed to send close request	Revo XEF no ha podido enviar el cierre a TFM. La comanda está cerrada en Revo pero puede que no en TFM. Ciérrala manualmente en TFM si es necesario y contacta con soporte.

Si el flujo es correcto y los nombres de las mesas coinciden entre ambos sistemas, no debería producirse ninguno de estos errores.

8. CÓMO DESACTIVAR LA INTEGRACIÓN

IMPORTANTE: Antes de desactivar o eliminar la integración en Revo XEF, coordina con The Fork Manager para que detengan los envíos. Si no lo haces, las reservas seguirán llegando pero generarán errores en el Registro de actividad.

Desactivar temporalmente

1. Ve a INTEGRACIONES en el back-office de Revo XEF.

2. Desactiva la integración de The Fork Manager.

3. Comunica a The Fork Manager que detengan los envíos de reservas.

Eliminar definitivamente