La gestion des achats est un autre outil proposé par Revo Xef. Avec cette option, nous cherchons à compléter le cycle de gestion des stocks de notre magasin. C'est-à-dire, des qu’on passe une commande à nos fournisseurs, jusqu'à ce qu’on la reçoit, on l’ajoute au stock et on la vend ensuite à nos clients ou on l’utilise pour cuisiner les plats.

Tout ce qui concerne la création de bons de commande à nos fournisseurs est géré par le Back Office.

Créer des fournisseurs

Le premier pas consiste à créer les fournisseurs:

  1. Accédez au Back Office au moyen du navigateur: Back Office.

  2. Choisissez l’icône pour accéder au Module d’achat.

  3. Dans l'option Fournisseurs, on clique sur le bouton Nouveau en haut à droite.

  4. On ajoute l’information sur le fournisseur.

Note: Les champs nom, NIF et adresse sont requis.

  1. On clique sur Enregistrer.

  2. Une fois le fournisseur créé, on verra les icônes suivantes:

  • Ajouter les produits que le fournisseur nous sert.
  • Éditer l’information.
  • Éliminer le fournisseur et les produits associés.

Ajouter des produits aux fournisseurs

Une fois les fournisseurs créés, on doit ajouter les produits que chacun d'entre eux nous sert:

  1. Cliquez sur l’icône

  2. Une fois dans l’écran, ajoutez les produits que ce fournisseur nous vend.

  1. À partir de la liste, ajoutez les produits. Ici on trouve tous les produits de notre carte.
  • Sélectionnez le produit.

  • Ajoutez:

    • Référence: Référence du produit. On utilise d’habitude la même référence assignée par le fournisseur.
    • Dernier prix de revient: Prix de revient de ce produit.
    • Unité: Unité qu’on utilisera pour contrôler le stock.
    • Packs: Nombre d'unités d'achat. Par exemple, si le produit est acheté dans des boîtes de 20 unités, on indiquera 20. Si, par contre, il est unitaire, on indiquera 1.
    • Impôt: Impôt d’achat appliqué au produit.

Notes: Tous les champs ne sont pas requis.

  • Ensuite, cliquez sur Enregistrer

Nouvel ordre d’achat

L'étape suivante consiste à créer un nouveau bon de commande. Pour cela, cliquez sur Nouvelle commande et sur le côté droit du bouton Nouveau

  1. Sélectionnez Fournisseur.

  2. Avec le bouton Auto, vous pouvez compléter automatiquement une commande de façon agile et rapide, à condition que le champ par défaut des produits soit correctement configuré. Par exemple, produit Eau, où le stock actuel est de 50 et par défaut nous voulons en avoir 100. Si l’on clique sur le bouton Auto, on ajoutera le produit à la commande d'achat avec 50 unités, c’est à dire, le résultat de comparer le stock réel et celui que nous voulons avoir par défaut. Voir plus d'informations dans l'article Contrôle d’inventaire.

  3. Ajoutez le produit à la commande.

Note: En cas de pack configuré, celui-ci sera multiplié par les unités ajoutées. Dans l'exemple précédent de cases de 20, si l’n indique 5 au moment de la création de la commande, on ajoutera 100 unités.

  1. Liste des produits dans la commande d'achat.

  2. Options:

  • Enregistrer brouillon: La commande d'achat est enregistrée en tant que brouillon pour pouvoir la modifier et l’enregistrer plus tard.

  • Enregistrer: La commande d'achat est créée.

Unités

On peut créer des unités différentes de celles qui viennent par défaut. Celles-ci sont utilisées pour gérer le contrôle des stocks d'une manière appropriée et plus stricte. Par exemple, si nous voulons contrôler les bouteilles de vin et que nous voulons utiliser Litres comme unité de mesure, au lieu d'utiliser des unités, nous pouvons créer une unité appelée bouteille de vin 75cl.

  1. On clique sur unités.

  2. On clique sur le bouton Nouveau

  1. Introduisez un nom.

  2. Sélectionnez l'unité de mesure. Dans ce cas L.

  3. Indiquez la conversion.

  4. Cliquez sur Enregistrer pour confirmer.

Produits

On voit d’abord une liste de tous les produits et les fournisseurs qui nous les servent.

Commandes

On voit une liste avec toutes les commandes d’achat créés dans les dates sélectionnées.

En cliquant sur le nombre de l’ordre, on peut y entrer et le visualiser.

  1. On peut télécharger le bon de commande en pdf et l'envoyer à notre fournisseur pour passer la commande.

Recevoir des commandes

Comme nous l'avons commenté au début de cet article, une fois que nous avons créé des fournisseurs, que les produits ont été associés et que des bons de commande ont été générés, plusieurs actions peuvent être effectuées sur eux, notamment la réception d'un bon de commande, quand les produits seront reçus. En d'autres termes, notre fournisseur livre les produits demandés et nous les ajoutons à notre stock.

  1. Si l’on clique sur le bouton Recevoir, on reçoit le total de la commande d'achat et tous les produits seront ajoutés à votre inventaire. On doit sélectionner d’abord le magasin où le stock sera ajouté.

Important: Cette action peut également être effectuée avec l'App Revo Stock si la personne qui doit recevoir les achats n'a pas accès au Back Office.

  1. Parfois, pour des raisons diverses, il peut arriver que le fournisseur ne livre pas tous les produits demandés. Dans ce cas, au lieu d'utiliser le bouton précédent pour recevoir la commande entière, nous irons ligne par ligne et recevrons les unités correctes.
  • Par exemple, sur l'image précédente, si dans le premier produit, Eau 1L. (Eau 1L.) on vous livre seulement 12 unités, cliquez sur les unités pour substituer les 60 par 12, qui sont ceux qui nous livrent réellement. En cliquant sur recevoir, 12 unités seront ajoutées au stock, et le reste, 48, restera en attente. Dans ce cas, la situation du bon de commande sera reçu partiellement et non dans son intégralité.